Tvrtke uvijek traže metode za pojednostavljenje
procedura i povećanje učinkovitosti u današnjem brzom poslovnom okruženju. Mala poduzeća i novoosnovana poduzeća redovito smatraju da je postupak naplate zamoran i neorganiziran. Iako cijeli proces naplate oduzima puno vremena, on je ključni dio svake organizacije. Većina potrošača često plaća svoje račune na vrijeme, ali nema jamstva da će to vrijediti za svaku tvrtku.
Bez obzira na veličinu tvrtke, sve tvrtke moraju imati uspostavljen pouzdan sustav fakturiranja. Svako poduzeće treba učinkovitu proceduru prodajnih faktura kako bi se osiguralo da se računi plaćaju na vrijeme i da poslovanje tvrtke teče glatko.
Prodajno fakturiranje važan je proces za svaku organizaciju jer jamči da će kupci dobiti ispravnu naknadu za robu i usluge koje kupe. Međutim, fakturiranje također može oduzeti puno vremena i podložno je pogreškama, zbog čega mnoge tvrtke sada koriste automatizaciju kako bi ubrzale postupak.
Što je automatizirano fakturiranje prodaje?
Proces izrade i dostave računa potrošačima za naplatu neplaćenih dugovanja poznat je kao naplata. Faktura je vrsta poslovne papirologije koju tvrtke koriste za praćenje prodaje i traženje plaćanja od klijenata.
Konkretno, sadrži podatke za kontakt kupca i prodavatelja, kao i proizvod koji kupac nabavlja te njegovu cijenu i mogućnosti plaćanja. Svako poduzeće koristi proda Popisi faksa jnu fakturu kao vrstu evidencione dokumentacije.
Automatizacija računa, također poznata kao auto 7 распаўсюджаных памылак якія спрыяюць неадпаведнасці паміж маркетынгам і продажамі matizirana obrada računa ili automatizirano fakturiranje, koristi softver za rukovanje primitkom, administracijom i plaćanjem računa dobavljača od početka do kraja. Automatizacija plaćanja (AP) značajno skraćuje vrijeme potrebno za ručno rukovanje fakturama, smanjujući operativne troškove i poboljšavajući odnose s dobavljačima.
Povećajte učinkovitost korištenjem automatizirane prodajne fakture
Glavne prednosti automatiziranog fakturiranja pomoću kojih možete povećati učinkovitost svog poslovanja su:
● Smanjuje troškove rada
Jedna od glavnih prednosti automatiziranog fakturiranja je to što smanjuje troškove pozadinskih ureda zahtijevajući manje ručnog rada. Jednostavno rečeno, računovodstveni tim neće morati ručno pregledavati svaku fakturu. Umjesto toga, računovođe mogu poslužiti kao alternativa ako su podaci izdvojeni programom za automatiziranu obradu faktura nepotpuni.
● Otklanja ljudske pogreške
Automatizirana obrada računa smanjuje mogućnost ljudske pogreške. Stoga će vjerojatno biti puno manje problema s vašim fakturama. Smanjenje ili uklanjanje kašnjenja ili propuštenih plaćanja može pomoći u poboljšanju odnosa s dobavljačima. Točnost svake fakture, ujednačenost svih r bt lists ačuna, kontrola procesa, izvješćivanje, odgovornost, transparentnost i arhiviranje mogu se poboljšati automatiziranom obradom faktura.
● Ubrzajte proces fakturiranja
Uz automatizirani sustav za obradu računa, tvrtka može značajno ubrzati vrijeme obrade računa, smanjiti administrativni teret za svoj računovodstveni tim i promicati pozitivne odnose s dobavljačima.
● Poboljšajte sustav novčanog toka
Poboljšani novčani tok još je jedna prednost korištenja automatiziranih prodajnih faktura. Tvrtke mogu brže i točnije primati uplate kada račune automatski generira softverski sustav. To može povećati njihovu financijsku sigurnost i pružiti im veću slobodu sudjelovanja u izgledima za proširenje poslovanja .
● Bolje upravljanje podacima klijenata
Osim toga, automatizacija procesa fakturiranja prodaje može pomoći tvrtkama da bolje upravljaju podacima svojih klijenata. Tvrtke mogu jednostavno i brzo doći do podataka koji su im potrebni jer se svi podaci o njihovim potrošačima čuvaju na jednom mjestu. To može pomoći u jačanju odnosa s klijentima i promicanju zadovoljstva kupaca.
● Ističe iznimne transakcije
Sustav automatski isporučuje iznimku, a to je upitna faktura, ovlaštenoj osobi da nadgleda odobrenje — na primjer, kada stigne prodajna faktura koja je znatno veća nego što sugerira povezana narudžbenica.
Proces automatizirane prodajne fakture
Proces automatizacije računa uključuje sljedeće:
1. Praćenje računa
Isporuka tiskanih kopija računa tvrtkama postaje sve neuobičajenija. Računi se umjesto toga isporučuju kao PDF ili slikovne datoteke. Softver za automatiziranu e-poštu ili roboti RPA (Robotic Process Automation) mogu se koristiti za automatsku identifikaciju e-pošte s povezanim fakturama i njihovo usmjeravanje za izdvajanje podataka.
2. Snimanje računa
Snimanje računa je postupak izvlačenja ključnih informacija iz prodajnih računa, kao što su naziv tvrtke i podaci o bankovnom računu. To je jedna od najznačajnijih faza automatizirane obrade faktura. Softver za automatsku obradu faktura koji koristite može se programirati da pošalje snimku fakture administratoru na ručne preglede ako ima bilo kakvih nedoumica o informacijama koje je izvukao.
3. Procjena prodajne fakture
Kako bismo bili sigurni da su transakcije legitimne, fakture treba usporediti s evidencijom transakcija. Tvrtke moraju izvršiti nekoliko procjena, kao što je unakrsna provjera s narudžbenicama (PO), traženje duplikata i provjera je li faktura u skladu s propisima o PDV-u.
4. Snimanje fakture prodaje
Fakture koje su poslane bez narudžbenica (PO) bit će dodane na račun glavne knjige, a automatizirana rješenja strojnog učenja za obradu faktura koristit će se za povezivanje faktura s ispravnim računima.
5. Plaćanje
Naposljetku, kako bi pokrili prodajne fakture, tvrtka mora izvršiti plaćanje.
Zaključak
Tvrtke bi mogle imati velike koristi od automatizacije procesa prodajnih faktura. Pojednostavljenjem postupka može se uštedjeti vrijeme i novac dok se učinkovitost povećava, pogreške smanjuju, točnost se poboljšava itd.
Implementacija rješenja za automatizaciju također može poboljšati korisničko iskustvo nudeći bržu i precizniju naplatu. Nikada nije postojao bolji trenutak za tvrtke da istraže automatizaciju procesa fakturiranja prodaje zbog tehnološkog napretka i dostupnosti isplativih alternativa. Korištenjem dobrog softvera za prodajne fakture , tvrtke mogu biti ispred konkurencije dok proširuju svoje poslovanje.
